| ADVISOR | Volume 03 | Nombre 01 |
Une lettre d'information électronique par Expert en Informatique BNH.
Approche d'Ensemble Engendrant des Epargnes de Millions de Dollars
par J. (Jay) Bahlis, Ph.D., P.Eng.
"If you cannot measure it, you cannot manage it."
-Peter Drucker
Durant les sept dernières années, j'étudiais les quatre éléments principaux qui doivent être examinés lorsqu'on considère la technologie pour la livraison de formation, à savoir: la faisabilité (répondra-t-elle à nos besoins d'apprentissage), le risque (l'infrastructure est-elle prête à soutenir) aussi bien que le résultat (comment influencera-t-elle les buts organisationnels). Pour illustrer ces principes, plusieurs exemples basés sur des cas factuels seront présentés et discutés. Et bien sûr, vos commentaires et votre réaction seront fortement appréciés.
Dilemme du Collège Militaire
Un collège militaire fournit une commande de guide d'instructeur pour neuf mois et un cours du personnel pour 88 officiers par an. Le programme de formation est approximativement divisé en 9 semaines de lectures (comprenant des conférenciers), 9 semaines d'exercices de résolution de problèmes (comprenant la pratique sur un simulateur), ainsi que 39 semaines d'activités de recherche et d'étude personnelle. Les études récentes ont recommandé une extension du programme pour 390 officiers par an. Maintenir une option de livraison traditionnelle de guide d'instructeur n'est plus viable. En plus des millions de dollars de dépenses d'investissement pour des nouveaux équipements de formation et une résidence pour l'adapter à l'augmentation drastique dans le nombre des apprenants, l'armée ne pouvait pas se passer du personnel supplémentaire (au rang L. Col) nécessaire pour livrer, administrer, entraîner et gérer un programme de formation pour 390 officiers. Le défit était de déterminer l'option la plus efficace qui répondra aux besoins de l'armée.
Solution
* Premièrement, le status quo était examiné pour déterminer comment les fonds et les ressources furent répartis et ainsi que les occasions pour optimaliser les ressources existantes. Se basant sur cette analyse, il fut déterminé que l'école et la résidence peuvent soutenir jusqu'à 130 officiers apprentis avec un investissement minime.
* Ensuite, le contenu du programme de formation était examiné pour déterminer la faisabilité du changement de l'ordre dans lequel le matériel de la formation fut livré sans compromettre le résultat. Puisque la majorité des activités de résolution de problèmes implique des exercices de groupes qui étaient livrés de meilleure façon dans un mode de guide d'instructeur, il était important de déterminer quelles conférences formèrent une partie intégrale des activités de résolutions de problèmes et de simulateurs. Se basant sur cette analyse, il fut déterminé qu'environ 13 semaines doivent être livrées dans un format de guide d'instructeur au collège militaire. Plus important encore, les 44 semaines restantes peuvent être livrées à distance sans compromettre l'efficacité du programme de formation.
* Puisque la nouvelle commande et le cours du personnel nécessiteront seulement 3 mois de formation de guide d'instructeur, il est maintenant faisable de traîner 390 officiers - 3 groupes de 130 - à l'intérieur des installations existantes. Par conséquent, l'armée peut sauver plus de 22$ de millions de dollars dans les investissements pour une nouvelle école et une résidence.
* La phase finale de l'analyse concentrée sur les 44 semaines d'activités de conférences, de recherches et d'étude personnelle pour déterminer l'ensemble le plus économe des options de livraison qui satisferont les besoins d'organisation, d'apprentissage et des apprenants. Les options traditionnelles de livraison à la fois synchrones et asynchrones et celles à base de technologie furent considérées. Une fois les besoins des officiers professionnels et réservés sont pris en considération, l'option de formation à base de web asynchrone soutenue par des mentors fut recommandée, engendrant plus de 6$ millions d'épargnes dans les coûts annuels récurrents (premièrement des coûts du travail et par jour) et 30 % de réduction dans le nombre du personnel supplémentaire - en comparaison avec une approche traditionnelle de guide d'instructeur.
Conclusion
L'ensemble des options de livraison a permis au collège d'élargir son offre de cours par 44 % pour satisfaire les besoins de l'armée tout en augmentant les coûts récurrents par seulement 175%. Le modèle amélioré de livraison de cours contribue au succès renouvelé du programme.
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